Analisa Jabatan

BAB 7
Deskripsi Jabatan, Penilaian Kinerja, Evaluasi Jabatan, dan Desain Jabatan

Dalam topik ini kita akan menjelaskan mengenai aplikasi anajab yang biasanya digunakan pada sumber daya manusia. Topik ini berfokus pada tema berikut :

Deskripsi Jabatan

Penilaian Kinerja

Evaluasi jabatan untuk kompensasi

Desain Jabatan

1. Deskripsi Jabatan (Job-desc)

  Deskripsi jabatan merupakan aplikasi yang paling umum digunakan analisis jabatan. Deskripsi jabatan juga merupakan ringkasan singkat dari suatu jabatan. Umumnya, deskripsi jabatan digunakan untuk evaluasi jabatan dalam sistem kompensasi. Sering sekali, dalam hal ini, orang-orang sulit membedakan evaluasi jabatan dan deskripsi jabatan. Evaluasi jabatan merupakan suatu proses menentukan nilai dari suatu jabatan untuk kompensasi. Banyak orang sering bingung mengenai perbedaan istilah deskripsi jabatan dan analisis jabatan. Analisis jabatan adalah proses menemukan dan memahami suatu jabatan yang hasilnya ditulis dalam suatu laporan atau uraian.

  Deskripsi jabatan seharusnya dibuat singkat. Gael (1988) menyarankan panjangnya sebaiknya satu sampai tiga halaman. Ghorpade (1988) juga menganjurkan deskripsi jabatan yang singkat, namun menghindari batasan-batasan halaman yang spesifik. Umumnya tidak ada isi atau format dari job-desc yang dapat diterima secara umum. Biasanya, kebanyakan isi deskripsi jabatan mengandung :

Identifikasi keterangan pekerjaan

Ringkasan pekerjaan

Kewajiban-kewajiban dan tugas-tugas

Informasi lainnya yang berkaitan

IDENTIFIKASI KETERANGAN PEKERJAAN

  Job-desc biasanya menyediakan informasi mengenai jenis pekerjaan, kepada jenis jabatan mana hubungan kerja dilakukan. Seperti yang dapat kita lihat dalam job-desc, identitas pekerjaan ini berisi tentang nama jabatan yang dipegang, dan informasi lainnya yang berkualifikasi. Beberapa rincian bergantung pada kebutuhan dan praktik lokal tiap-tiap perusahaan. Perlu diperhatikan dalam membuat keterangan hubungan antar-jabatan, sebaiknya menulis jenis jabatannya, bukan nama orang yang memegang jabatan.

RINGKASAN PEKERJAAN

  Ringkasan pekerjaan ini berisi tentang uraian singkat tentang jenis pekerjaan tersebut. Ringkasan pekerjaan dibuat agar orang yang membaca job-desc dapat mengetahui alasan keberadaan pekerjaannya itu. Seperti apa misi yang harus dipenuhi jabatan tersebut.

KEWAJIBAN-KEWAJIBAN DAN TUGAS-TUGAS

  Dalam bagian ini, isi jabatan dijelaskan secara lengkap. Tugas-tugas dan kewajiban dapat dimulai dengan menyusun tiga pertanyaan :

Apa yang dilakukan oleh pemegang jabatan?

Bagaimana pemegang jabatan melakukan pekerjaannya?

Mengapa hal itu harus dilakukan?

 

  Kata apa lebih merujuk kepada tindakan verbal dan objek langsung. Kata mengapa merujuk kepada referensi untuk mencapai tujuan, atau tugas-tugas yang dikerjakan. Kata bagaimana merujuk kepada referensi mengenai alat-alat, bahan-bahan yang digunakan dalam melakukan pekerjaan tersebut.

INFORMASI LAIN

  Informasi lainnya yang berkaitan seperti tanggung jawab, pengetahuan, termasuk pengalaman pendidikan atau kualifikasi minimum lainnya; dan konteks pekerjaan. Informasi ini biasanya sering digunakan untuk penerapan spesifik yang dapat dipisah dari job-desc, namun termasuk dalam alasan administrasi. Seperti termasuk data, orang-orang yang terlibat, persiapan pendidikan spesifik, kondisi lingkungan kerja, temperamen, ketertarikan, sikap yang dibutuhkan, dan waktu kerja.

MASALAH YANG DI HADAPI DALAM MENYUSUN JOB DESC

Masalah perbedaan individu dalam menguraikan tugas-tugas pekerjaannya. Ini terjadi karena Job-desc ditulis berdasarkan data terbaru yang dikumpulkan dari bermacam-macam pegawai, melalui observasi, wawancara, survey, dan sebagainya. Data dikumpul hingga menemukan kecocokan antara perbedaan tiap-tiap  individu dalam menguraikan kewajiban dan tanggung jawab pekerjaanya.

Masalah kebaruan dari jabatan yang diuraikan. Masalah dimana seorang analis jabatan, harus selalu memperbarui uraian jabatan sesuai dengan kondisi jabatan itu berubah. Oleh karena itu, job-desc perlu selalu diperbarui agar data yang ditampilkan menjadi lebih akurat. Dalam hal ini, pihak manajer harus tau apa yang dilakukan oleh karyawannya supaya selalu dapat memantau, mengevaluasi, memandu, dan merencanakan sumber daya manusianya.

2. PENILAIAN KINERJA

  Penilaian kinerja merupakan proses formal yang digunakan untuk mengevaluasi pekerjaan apa yang dilakukan individu dalam jabatannya. Ada dua sasaran penting yang harus dicapai dalam penilaian kinerja :

Untuk mendukung proses administrasi dalam pemberian hadiah dan hukuman terhadap kinerja masa lalu karyawan. (misalnya seperti masalah kenaikan gaji, atau kebutuhan untuk konseling yang disebabkan karena kinerja yang buruk).

Untuk meningkatkan kinerja individu melalui umpan balik. Banyak peneliti menemukan bahwa penilaian kinerja dapat meningkatkan sasaran kinerja individu dengan baik secara administrasinya.

Selain itu, penilaian kinerja juga dapat membantu organisasi dalam mengukur keakuratan (validasi) tes-tes yang diujikan dalam program pelatihan yang baru dijalankan.

  Mengingatkan kembali penilaian kinerja merupakan alat manajemen yang mempunyai dua tujuan utama :

Mendukung keputusan administrasi berdasarkan kinerja lampau (berupa, peningkatan gaji atau pemberian konseling apabila penilaian kinerja menunjukkan hasil yang buruk).

Memperbaiki kinerja melalui umpan balik (berupa, pelatihan).

  Oleh sebab itu, informasi dari hasil analisis jabatan diperlukan untuk membantu manajemen dalam berfokus pada perilaku kerja karyawan. Lebih jauhnya, beragam perilaku yang harus diberi perhatian adalah : (a) Perilaku yang secara luas berada di luar kendali pemegang jabatan, dan (b) Perilaku yang menunjukkan kinerja yang menurun.

  Metode analisis jabatan yang paling mendukung penilaian kinerja adalah teknik critical-incident. Mengingatkan kembali hal-hal yang termasuk teknik critical incident adalah (a) konteks situasi, (b) hal yang dikerjakan seseorang dalam situasi tertentu, (c) dan hal yang terjadi sebagai hasilnya. Pada penilaian kinerja, konteks yang dimaksud merupakan bagian dari pekerjaan yang berkenan. Teknik critical-incident membantu dalam menggali informasi yang tidak diketahui dari perilaku kerja yang biasa atau sejenisnya. Para tenaga ahli (pemegang jabatan, supervisor, atau para pengamat) memberikan permasalahan-permasalahan yang berada dalam situasi yang berdampak pada produktivitas (outcome). Oleh karena itu, teknik critical-incident diperlukan untuk memenuhi kebutuhan analisis jabatan, dalam membantu pengumpulan informasi pada analisis jabatan, dan mengetahui perilaku hasil kinerja karyawan yang menunjukkan kinerja yang baik atau buruk.

3. Evaluasi Jabatan untuk kompensasi

 Definisi

  Evaluasi jabatan atau penilaian jabatan adalah suatu proses yang sistematis dan teratur dalam menentukan nilai suatu jabatan, relatif terhadap jabatan-jabatan lain yang ada dalam satu perusahaan. Tujuan utama dari proses ini adalah untuk menentukan tingkat upah yang tepat dan adil diantara jabatan-jabatan yang ada.

Langkah-langkah Evaluasi Jabatan

1. Mengumpulkan informasi tentang jabatan (dengan menggunakan kuesioner, wawancara langsung ataupun pengamatan) dan kemudian menyusun informasi tersebut menjadi uraian Jabatan dan Spesifikasi Jabatan. Langkah nomor 1 ini biasa dikenal dengan sebutan Analisa Jabatan.

2. Menetapkan nilai relatif dari masing-masing jabatan dengan cara mempelajari Uraian Jabatan dan Spesifikasi Jabatan tersebut. Dikenal adanya 2 macam metode untuk menentukan nilai jabatan ini, yaitu metode yang sifatnya Non-Kuantitatif dan metode yang Kuantitatif

Metode-metode Evaluasi Jabatan

1. Metode Non-Kuantitatif:

a. Metode Penentuan Peringkat (Ranking Method)

b. Metode Klasifikasi (Grade/Classification Method)

2. Metode Kuantitatif:

a. Metode Perbandingan Faktor (Factor Comparison Method)

b. Metode Sistem angka (Point System Method) MSDM – Evaluasi Jabatan 2

Teknik-Teknik Penentuan Peringkat

 

Teknik I :

· Team berunding untuk menentukan jabatan tertinggi dan jabatan terendah (sebagai batas atas dan batas bawah)

· Jabatan-jabatan lain kemudian dinilai dan ditempatkan/ diurutkan diantara dua batas ini.

Teknik II :

· Perbandingan dilakukan secara berpasangan (Paired Comparison).

· Setiap jabatan diperbandingkan sepasang-sepasang dengan semua jabatan lain.

Teknik III :

  · Masing-masing anggota team penilai membuat urutan dari semua jabatan, kemudian hasilnya dirata-ratakan

Teknik IV :

· Menggunakan peta struktur organisasi sebagai acuan

· Dalam hal ini urutan jabatan disesuikan dengan hierarki dalam peta struktur organisasi

Kelebihan Metode Penentuan Peringkat adalah:

o Sederhana

o Cepat

o Murah

Kelemahan Metode Penentuan Peringkat adalah:

o Alasan penilaian tidak jelas, hasilnya niiai kasar ;

o Subyektif (tergantung penilai) ;

o Sulit untuk dilakukan pada organisasi besar dengan jumlah jabatan yang terlaiu banyak.

THANKYOU